Evidencia 3 - Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas

Formato: Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas

Datos del estudiante

Nombre:	Kena Soriano Rodríguez.
Matrícula:	17001401
Fecha de elaboración:	03 de Enero de 2018.
Nombre del Módulo:	Administración estratégica y de proyectos en el ámbito público.
Nombre de la Evidencia de Aprendizaje:	Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas.
Nombre del asesor:	Dr. Rafael Regalado Hernández.

  

El propósito de esta Evidencia de Aprendizaje es que discutas propuestas relacionadas con la forma en que se puede aplicar la metodología SSM al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas.

Resumen

La sociedad resulta ser lo más complejo de estudiar, ya que es muy cambiante y con diversas facetas dependiendo de la situación, condición, etc. Por lo tanto, el estudio de esta resulta un poco complicado, de manera que se han buscado estrategias adecuadas para concentrar un conocimiento más acertado de la misma, con la intención de tener las bases necesarias para poder lograr un control de esta o sino tener un conocimiento previo de cómo actuar al haber un cambio radical dentro de la sociedad o simplemente para estar conscientes de los resultados mejor esperados al cambio de la misma, al llevar a cabo algún plan o estrategia. Es así que se han creado varios métodos de estudio de la sociedad, como es la metodología de sistemas suaves, o SSM en sus siglas en inglés, la cual tiene como objetivo principal el estudio de determinados círculos sociales y cómo estos interactúan entre sí y con entes del exterior, logrando una idea más centrada del funcionamiento de la dinámica social a nivel local, internacional, dentro de una organización o en una familia.

Introducción

El estudio de las organizaciones públicas ha sido un tema bastante complejo tomando en cuenta que cada círculo social creado tiene una dinámica completamente diferente a otro, por lo tanto, el estudio de cada uno de los círculos sociales depende primero de sus servicios ya que estos pueden ser privados como las empresas o pueden ser públicos como las instituciones gubernamentales, sabiendo esto se pude decir que el estudio del funcionamiento o la dinámica de un ente gubernamental en su interior y su relación con el exterior, es de suma importancia conocer, si lo que se busca es una entendimiento mejor de la sociedad, ya que estos entes gubernamentales son el mejor medio para conocer la dinámica de la sociedad respecto a sus necesidades y cómo es que por medio de un grupo social específico se pueden lograr cambios positivos o necesarios para llegar a un desarrollo benéfico para la ciudadanía. Por lo tanto, conocer esta dinámica vista desde el interior de la institución y su interacción con el exterior, es una forma adecuada y más precisa de cómo interactúa la sociedad en cuanto a sus necesidades, posibilidades, intereses y demás situaciones. De tal manera que se ha creado una metodología llamada de los Sistemas Suaves, con el objetivo de ser aplicado en este arquetipo de instituciones donde hay un alto componente social, político y humano, los cuales son bastante cambiantes y otro tipo de metodología no funcionaría al ser creadas para sistemas donde los cambios no son tan frecuentes, ya que no pueden enfrentar sistemas que están integrados por individuos en situaciones reales y cambiantes frecuentemente. Asimismo, se puede decir que la metodología de sistemas blandos, aborda los problemas derivados del mundo real, definidos “como aquellos a los cuales se enfrenta el analista de manera cotidiana, tanto en las empresas como en cualquier tipo de organización. Son inestructurados, no están delimitados y tampoco es posible abordarlos bajo condiciones de laboratorio,” (Castillo, F., 2011, p. 4) ya que como se mencionó anteriormente estos problemas o situaciones son bastante cambiantes lo cual provoca que no puedan ser delimitados y mucho menos controlados a voluntad propia. Por lo tanto, este tipo de metodología de sistemas suaves nos da la oportunidad de crear un estrategia y plan de trabajo adecuados para estudiar de una manera más precisa cada uno de los acontecimientos que surgen dentro de un grupo de trabajo y donde el objeto de estudio es la relación que existe entre los integrantes de dicha organización para lograr sus metas u objetivos, ayudándonos a conocer mejor la realidad en la que vivimos por medio de la interacción interna y externa de una organización, en este caso gubernamental.

Desarrollo

Una de las razones por las cuales el estudio de las organizaciones gubernamentales es tan importe, es por el hecho de que se estudia minuciosamente el comportamiento de un grupo de personas, el cual resulta complicado de controlar, tomando en cuenta que esta interacción humana es cambiante y no siempre los resultados son los esperados, ya que los escenarios se modifican constantemente haciendo que el estudio de un sistema de seres humanos inmersos en los asuntos sociales y políticos sea complicado y sobre todo difícil de llevar a un resultado concreto y esperado. Por lo tanto, este estudio de dichos entes es tan importante para conocer como es la interacción de la sociedad desde dos perspectivas, una dentro de la institución como tal y otra desde fuera por medio de las relaciones que la institución genera con el resto de los entes y la sociedad misma. Los sistemas duros y los sistemas suaves Antes de estudiar algún tema siempre es indispensable ir de lo más general a lo más particular, ya que esto ayudará a mejorar la comprensión del tema en cuestión, logrando que el punto de vista generado sea más asertivo. Por lo tanto, para entender los sistemas suaves y duros es imprescindible comprender primero lo que es un sistema, por lo que, si se parte de que un sistema es un conjunto de determinados elementos con algo en común, se podrá comprender que hay un vínculo que los hace estar juntos por encima de otras razones, y que estos elementos no sólo crean “un simple conjunto, sino que también tienen relaciones entre sí mismos y sus demás elementos” (Quintana, R., 2009, p. 03), y por lo tanto cada uno de los sistemas tienen características determinadas, las cuales los hacen diferentes unos de otros y es lo que genera que en este caso existan sistemas suaves y sistemas duros. Así mismo, antes de entrar en detalles respecto a estos dos tipos de sistemas es importante tener en mente que para el estudio de estos se debe de conocer lo que es administrar, ya que estos sistemas se basan en la administración como recurso base para su desarrollo y cumplimiento de metas u objetivos. Es así como administrar en este caso implica la capacidad de mejorar situaciones que se consideran problemáticas dentro de un proyecto en una institución, en este caso gubernamental, con la finalidad de conocer a fondo la problemática y darle solución desde la raíz, de tal manera que este proceso no sólo se quede en una situación aislada, sino que sirva como antecedente para evitar situaciones parecidas, pero siempre tomando en cuenta que la situación puede evolucionar sin importar que esté en un proceso de estudio, ya que como se mencionó anteriormente las situaciones sociales son muy cambiantes de manera desmedida, algunas veces. Y por lo tanto no hay un modo de detener el ciclo de las relaciones sociales para tener un tiempo en mejorar la situación que se considera problemática, y por tal motivo se debe de actuar conforme la situación lo ordena y siempre recordar que no siempre las soluciones propuestas serán las más acertadas o eficaces en un futuro, pero si servirán para mejora la situación en el momento que se generan e implementan. Como Quintana lo menciona en su escrito, Aplicación de la metodología de los sistemas suaves al plan de estudios de la carrera de ingeniería civil (2009, p. 09), la “metodología de Sistemas sirve para el diseño y la solución de problemas, es una gran visión integrada, que es tecnológicamente adaptable y que no está dirigida a solucionar un sólo tipo de problemas”, sino que estos sistemas están hechos para ser aplicados en diversas circunstancias con diversos tipos de problemas de manera que se generen alternativas, modelos, estrategias, métodos y herramientas diversas para lograr el objetivo de eliminar la problemática y así mismo evitar que surja de nuevo o se genere alguna situación compleja parecida. Teniendo conocimiento de lo que es un sistema y la administración de problemáticas dentro de instituciones, se puede proceder por conocer lo que implica un sistema duro y uno suave, ya que en la realidad social las relaciones no son las mismas, y estas se dividen a grandes rasgos en dos, una que implica la interacción humano con tecnología o algún proceso estático y fácil de controlar la mayor parte del tiempo, y otra donde se tiene como objetivo el estudio de las relaciones entre seres humanos con temas sociales y políticos, principalmente, donde estos últimos son más complicados de estudiar y generar alternativas para disminuir situaciones en conflicto o evitar que estas que produzcan. Es así que se puede decir que los “sistemas duros son aquellos cuyos problemas se caracterizan por el hecho de que están bien definidos. Se asume, en ellos, que hay una solución definida y que se pueden concretar metas numéricas específicas a ser logradas” (Azabache, 2012, p. 02), lo cual implica que se tiene un mejor control de las circunstancias, así como de las partes implicadas de tal manera que las soluciones son más fáciles de crear e implementar. Por otro lado, están los sistemas suaves, los cuales le dan mayor importancia a lo social, ya que es el tema principal en estas situaciones de estudio, por lo cual el objeto de estudio en si es la interacción del ser humano con el ser humano, es decir se analizan “comportamientos, actitudes y aptitudes múltiples” (Azabache, 2012, p. 02), ya que al comportamiento humano no sólo basta con estudiarlo en este sistema sino hay que conocerlo de manera que se tenga una visión más amplia y detallada de lo que implica dicha acción humana, ya que es la principal causa de que las situaciones sean buenas o en peor de los casos que las situaciones se conviertan en problemas dentro del grupo, y es en ese momento donde el sistema suave entra con la intención de resolver el conflicto, antes de que se propague por todo el grupo social que está implicado. Pero, así como el sistema duro tiene fines y estrategias determinadas, el sistema suave es un sistema con propósitos, que no sólo es capaz de escoger medios para alcanzar determinados fines, sino que también es capaz de seleccionar y cambiar sus fines, porque desafortunadamente en este tipo de sistemas la interacción social es tan cambiante que los fines y medios deben de ser modificados dependiendo de la dinámica que se va generando, y estos cambios repentinos la mayoría de las veces es lo que hace que los sistemas suaves se diferencien de los sistemas duros, porque en estos sistemas suaves no logran tener una estructura fácilmente identificable, gracias a los cambios repentinos de la interacción social. Ya que, en el caso de los sistemas duros, los problemas que afronta tienen la ventaja de estar estructurados de una manera tan sistemática que ya están completamente definidos, de manera que se conoce desde el inicio la causa del problema, las partes involucradas, se crea una estrategia, se lleva a cabo el plan y se implementan de manera que el problema a solucionar desaparezca y se quede un antecedente para evitar que vuelva a pasar una situación parecida, porque en los problemas que se encarga de resolver los sistemas duros tienen la ventaja que desde el inicio del estudio de estos ya se cuenta con una idea clara del tipo de resultado que se espera y la manera en que se logrará llegar a dichos resultados esperados. Y mientras los problemas de sistema duro son tan predecibles, los problemas de sistema suave, son difíciles de definir y no se puede tener en mente un resultado inequívoco, ya que existe el componente social y político, los cuales son los causantes de que las dinámicas sean cambiantes, al igual que las circunstancias y los escenarios, provocando que la solución de las situaciones problemáticas sea más complicada de estudiar, pero no imposible de resolver. La Metodología de los Sistemas Suaves SSM Para entender el proceso por el cual pasan las instituciones gubernamentales es necesario aclarar que la metodología apta para tal caso es la de Sistemas Suaves, ya que esta es la que se encarga de estudiar y dar solución a los problemas surgidos dentro de la dinámica social en un sistema, tomando en cuenta factores externos e internos. Esto porque los sistemas suaves son una rama de la “teoría de sistemas diseñados específicamente para su uso y aplicación en una variedad de contextos del mundo real”. (Castillo, F., 2011, p. 02) La Metodología de Sistemas Blandos fue desarrollada por Peter Checkland con el propósito de ocuparse de problemas de este tipo, ya que, al trabajar en la industria con numerosas metodologías para sistemas, descubrió que ninguna cubría las necesidades para ocuparse de los problemas extremadamente complejos que tenía dentro un componente social grande. Por lo tanto, se dedica a estudiar más de cerca estos acontecimientos sociales, con la intención de encontrar un método que ayude a combatir los problemas sociales que surgen dentro de una institución pública, tomando en cuenta que estos tienen características únicas, las cuales pueden cambiar en el mismo tiempo del estudio sin previo aviso. Es en los años 60’s que concibe su famoso “Soft Systems Methodology (Metodología de Sistemas Blandos)” a través del desarrollo de un número de proyectos de investigación en la industria y logrando su aplicación y refinamiento, de tal manera que logra que esta metodología se encargue de “aplicar conceptos de los sistemas a la investigación cualitativa,” (Quintana, R., 2009, p. 16) basándose en la realidad, pero siempre con la idea en la cabeza que esta realidad estudiada puede cambiar en cualquier momento, lo que implicaría que todo el proceso de estudio deberá ser mejor o más específico dependiendo de los cambios que se generen en ese periodo. Todo esto porque “los estudios de los sistemas blandos, se basan en los supuestos de que la realidad social es cambiante, es decir no están determinados como las matemáticas o la física en las ciencias naturales, por ello las relaciones humanas, crean un proceso social continuo que a veces es lento y en otras ocasiones puede suceder rápido, por ello debe explicarse la continuidad y los cambios en las organizaciones”, (Castillo, F., 2011, p. 5) donde las soluciones logradas deben de ir más allá de lo técnico. Esta metodología está dividida en siete etapas, con el objetivo de tener un sistema claro y sencillo para estudiar los problemas a enfrentar, y tener una metodología sencilla y fácil de usar, tomando en cuenta que estos pasos no deben de ser en orden, ya que hay pasos que no concuerdan con la situación que se está estudiando o simplemente la situación sufrió un cambio repentino que provocó la modificación de la secuencia de pasos a desarrollar. Estas siete etapas son: (Azabache, 2012, p. 09) 1. Situación no estructurada. se observan acontecimientos que suceden en aquella situación a estudiar, aunque no se tenga una idea clara de las interrelaciones en que se enlazan los elementos que la conforman. En esta etapa se debe empezar a delimitar el sistema a cuyo estudio nos abocamos, así como a definir el entorno del mismo, es decir debemos poner límites a la situación de manera que se tenga un área de estudio para enfrentar más fácil la situación a resolver. 2. Situación estructurada. al lograr delimitar un poco la situación, la visión de la misma será más clara y se podrá tener una mejor vista de lo que en verdad acontece en la situación-problema, deberá considerar también las situaciones conflictivas, los intereses existentes, la estructura de poder imperante dentro y fuera del sistema, las ideologías existentes y sus consecuencias futuras y la forma en que los involucrados perciben la situación-problema. Esto último porque las partes involucradas tienen puntos de vista más claros de lo sucedido, así como experiencia en el tema a tratar y puntos de vista que pueden compartir para hacer del trabajo de resolución del conflicto más fácil y con resultados positivos. 3. Elaboración de definiciones básicas. este proceso suele ser relevante ya que es el que se encarga de definir cada uno de los elementos que forman parte de la situación problemática y que servirán para tener bases de lo que se debe de modificar o eliminar, por lo tanto, cada definición básica implica definir el “que” (qué proceso de transformación se impone hacer en la realidad social), de acuerdo con la concepción, producto de una weltanschauung (punto de vista, en alemán) particular, que se tenga de la situación-problema. Para esto se necesita realizar un proceso llamado “CATDWE” (Azabache, 2012, p. 14), el cual es una técnica donde cada una de las partes involucradas en la situación a resolver dan sus puntos de vista acerca de dicha realidad. Cliente: Considera a cada uno que está presto a obtener beneficios de un sistema. Si el sistema implica sacrificios tales como despidos, son víctimas, entre otros, se debe también contarlas como clientes. Actores: Los que realizan las actividades definidas en el sistema. Transformación: Se muestra como la conversión de la entrada de información. Dueños: Cada sistema tiene un dueño, quien tiene el poder para comenzar o cerrar el sistema. Weltanschauung: La expresión alemana para la opinión del mundo. Entorno: Los elementos que existen fuera del sistema. Estos incluyen políticas de organización, así como materias legales y éticas. Estos actores dentro de la situación son la clave para conocer más sobre lo que se debe resolver, así como para saber lo que se pretende lograr con la solución del conflicto y los escenarios posibles que podrían mejorar la situación del grupo o institución. 4. Elaboración de modelos conceptuales. nos indica la manera cómo se podría llevar a cabo el proceso de transformar la realidad social, con nuevas estrategias o planes de desarrollo, con una interacción más relajada y evitando posibles nuevos conflictos. 5. Comparación de 4 versus 2. en este punto lo que se busca es una comparación entre lo que se espera al arreglar la situación contra el estado de la situación problemática actual, es decir que se realiza una comparación entre el estado actual de la situación contra el estado ideal. 6. Cambios factibles y deseables. detectar qué cambio es posible llevar a cabo en la realidad, ya que como en toda circunstancia no todo lo que se propone se puede efectuar, de tal modo que cabe mencionar que Checkland y sus colaboradores encontraron que para que los cambios puedan ser llevados a cabo en el mundo real, deben satisfacer dos requisitos: a) Que sean culturalmente factibles b) Que sean sistémicamente deseables. Y si alguno de estos dos requisitos no se cumple, el cambio no se puede llevar a cabo, ya que, en lugar de favorecer a resolver con la situación problemática, lo único que se podrá generar es que sea más grave dicha realidad. 7. Implantación de los cambios en el mundo real. en esta última etapa se busca una implementación total de los procesos, planes y estrategias que se generaron para llevar a cabo el cambio en el mundo real. En el caso de las instituciones gubernamentales el llevar a cabo la metodología de sistemas suaves con el objetivo de resolver situaciones conflictivas, parece ser la mejor forma de resolver problemas, evitarlos y aprender de los errores, ya que muchas veces las instituciones gubernamentales al evitar la generación de problemas dentro del círculo de la personas involucradas en determinada actividad, no cuentan con la capacidad necesaria para afrontar las situaciones de manera que se comprenda que estas son muy sensibles al cambio, lo cual implica que las posibilidades de generar un cambio positivo no es tan probable pero si es posible, ya que uno de los temas a afrontar en cuanto a la solución de conflictos es el hecho de que no se cuanta con la mentalidad de que la situación puede cambiar y el escenario por lo tanto ya no será el mismo que se planeó con anterioridad y todo el plan debería de ser adaptado a las nuevas necesidades, con miras a lograr un cambio positivo sin importar el tiempo que lleve el proceso. La realidad en estos momentos es bastante voluble, lo que implica que la dinámica social dentro de una institución gubernamental sea más difícil de manejar, sobre todo si se comienzan a crear conflictos o que los que ya se encuentran sean complicados de resolver. Por otro lado, lo que se debe buscar con la implementación de la metodología de sistemas suaves es tomar una acción propositiva en la situación apuntando a la mejora, operación que parece adecuada y con beneficios para todo involucrado en el proceso. Finalmente, según Quintana (2009, p. 02), la metodología de los sistemas suaves es un proceso de investigación que conlleva una acción, la cual puede ser continua por mucho tiempo o una acción con periodo de término, lo cual será elegida por cada uno de los participantes. Dado que tomar esa acción cambia la situación investigada del problema, y ésta puede continuar en un proceso de aprendizaje que permanece abierto a nuevos resultados. En este aspecto puede aplicarse la SSM como un apoyo para el aprendizaje continuado en los sistemas sociales organizados.

Aportación personal

Una de las acciones más complicadas dentro de una institución gubernamental es el análisis de los problemas que se presentan a lo largo de los días, ya que en este tipo de situaciones no sólo es enfrentarse a algo inmóvil, sino es enfrentarse a ciertos seres humanos que no siempre concuerdan con los mismos ideales, por lo tanto, es necesario generar un equilibrio de decisiones, objetivos y metas de cada uno de los involucrados dentro de la institución, así como implementar la metodología de sistemas suaves, con la finalidad de evitar un ciclo continuo de malas estructuras de gestión y administración. Donde uno de los objetivos principales al contar con la metodología de sistemas suaves es tener en mente siempre una comparación de la realidad actual y la realidad esperada, esto con la finalidad de generar procesos que ayuden a lograr los objetivos de la institución como tal, pero siempre con beneficios para cada uno de los implicados en el proceso, y tomando siempre en cuenta la volatilidad de la realidad que se pretende estudiar y saber manejar adecuadamente estos cambios, que casi siempre resultan inesperados. Esta metodología ha sido aplicada a diversas problemáticas sociales, “con resultados satisfactorios que sirven, a su vez, para adoptar decisiones al interior de la organización y de ésta en relación con el entorno, dando pauta a los sistemas abiertos, recabando información tanto de orden cualitativo y cuantitativo para emitir propuestas que permitan proporcionar cambios necesarios y factibles”. (Oliver, E., 2013, p. 17) ya que estos cambios con bases sólidas ayudarán a mejorar la situación de la institución, tanto en su interior como en su exterior.

Conclusión

El estudio de la implementación de la metodología de los sistemas suaves es de gran utilidad ya que sabiendo el objetivo y el motivo de existencia de esta metodología se pueden generar planes adaptados a la realidad de una institución con la finalidad de crear beneficios para esta misma, sus relaciones e internaciones con la sociedad y los involucrados en el proceso. Para esto se debe de tener un orden de ejecución de las acciones, donde la primordial y el paso número uno para la implementación de la metodología de sistemas suaves es contar con una buena administración ya que esta tiene como función la organización del medio con los objetivos establecidos, planes de integración, estrategias operacionales y diseños de nuevas estructuras y procesos de control para poder lograr la realidad social más efectiva y benéfica para la institución gubernamental. Y la metodología de sistemas suaves es una buena alternativa para conseguir un proceso adecuado a la realidad que rodea a la institución gubernamental, ya que esta metodología en “esencia puede describirse como un proceso de siete etapas de análisis que emplean el concepto de un sistema de actividad humana como un medio de conseguir tanto “investigar” la situación como “efectuar acciones” para mejorarla”. (Quintana, R., 2009, p. 13) Esto porque al investigar una situación en una institución pública con la finalidad de mejorarla, suele haber no sólo un problema, sino que hay un conglomerado de situaciones conflictivas que son las que provocan que la dinámica en la realidad sea negativa y poco productiva para la misma institución, ya que este conglomerado de problemas sólo muestra como cada uno de los problemas están entrelazados y al mismo tiempo cada uno tiene dificultades más concretas dentro de este nido de negatividad. Así la metodología de los SSM se orienta a cualificar y describir el objeto de estudio en situaciones con un alto índice de intervención humana con el fin primordial de examinarlo con una visión de transformación, cuyo fundamento es holístico (Oliver, E., 2013, p. 17) y lo único que busca es la eliminación de los problemas y evitar que se creen nuevas situaciones conflictivas.

Referencias

1.    Azabache, A. (2012). Aplicación de la metodología de sistemas blandos, para la mejora de la enseñanza del curso de matemáticas, en una institución educativa, Ingeniería en Sistemas, Universidad Tecnológica de Perú, pp. 02 – 20. 2.    Castillo, F. (2011). La metodología de sistemas blandos como herramienta para la implementación de sistemas de gestión de calidad, Anales de Documentación, Vol. 14, Núm. 1, Escuela de Ciencias de la Información, Universidad Autónoma de San Luis Potosí, México, pp. 02 – 17. 3.    Oliver, E., (2013). Guía de evaluación basada en la metodología de los sistemas suaves para la acreditación de los posgrados en educación, Revista Iberoamericana para la Investigación y el Desarrollo Educativo, Publicación 10, Enero – Junio, Centro de Estudios e Investigaciones para el Desarrollo Docente A.C. (CENID), Guadalajara, Jalisco, México, 18 p. 4.    Quintana, R. (2009). Aplicación de la metodología de los sistemas suaves al plan de estudios de la carrera de ingeniería civil, Tesis, Facultad de Ingeniería, Universidad Nacional Autónoma de México, Ciudad de México, pp. 06 – 35.